Att välja rätt telefonväxel för ditt företag kan vara skrämmande. Varje leverantör försöker visa varför deras lösning är tre gånger bättre än alla andras.

Telefonväxeln du väljer kan inte lösa alla världens problem åt dig, men det är ett kritiskt steg för att driva ett framgångsrikt företag.

Det är trots allt mycket lättare att lita på ett företag som konsekvent levererar bra kundservice och låter professionellt. Därför bör du inte underskatta vikten av ett bra system.

För att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut delar jag med mig av tre viktiga frågor vi alltid ställer när vi hjälper företag att välja rätt telefonväxel.

Vilka funktioner är viktiga för företagets framgång?

Du har bestämt dig för att du behöver en modern telefonväxel.

Toppen.

Du börjar med din preliminära undersökning och tänker ut ditt nästa steg, men du är inte helt säker på vilka funktioner du faktiskt behöver och vilka du vill ha, men kanske aldrig kommer att använda.

Anledningen till att du överväger en ny telefonväxel är för att förenkla din kommunikation, inte göra den mer förvirrande.

Låt oss säga att ditt företag har en stor volym av inkommande samtal till försäljningsavdelningen eller kundservice. Om det låter som ditt företag vill du titta på en kontaktcenter-lösning som säkerställer att alla samtal distribueras ut på ett smart sätt till rätt avdelning.

Hur stor andel av personalen arbetar på distans eller behöver mobilfunktioner? Här kan både softphone (telefon i datorn) eller en mobil växel app vara rätt så att kollegor kan använda sina smartphones.

Moderna telefonsystem kan också ersätta faxmaskinen eller faxkortet i kopiatorn med fax-till-mejl funktion. Du kan få SMS-notifieringar när du får ett nytt meddelande i röstbrevlådan, fast ännu bättre är att du får en ljudfil till din mejladress.

Tanken med att du ska få dina röstbrevlådemeddelanden i din inkorg är för att såna som dig och mig spenderar en stor del av vår arbetstid i inkorgen, så varför inte lyssna av meddelanden i inkorgen?

Har du fått ett meddelande som en kollega bör lyssna på kan du vidarebefordra meddelandet lika enkelt som du skickar iväg ett mejl.

Det är fint.

Gillar du att ändra och anpassa saker själv så vill du ha en självbetjäningsportal eller en mobilapp där du enkelt kan situationsanpassa dina inställningar.

Är du på möte, slutat för dagen eller på semester kan du få alla dina nummer att anpassa sig till dessa olika situationer utefter förutbestämda regler du har valt själv. Med ett par knapptryck kan du ställa in hur du vill att telefonväxeln ska jobba för dig.

Det är en enkel sak att göra och som ett resultat får du en personlig assistent. Och det förtjänar du.

Vilka förhållanden påverkar systemkraven nu och i framtiden?

Det är svårt att sia om vad du behöver i framtiden, men du behöver fortfarande göra en övergripande uppskattning när du tittar på ett nytt telefonsystem för företaget.

Finns det planer på att öppna nya kontor eller tänker du flytta från adressen du sitter på nu? Behöver du telefoni för ditt utländska kontor? Hur många räknar du med att anställa det närmaste året? År 2, 3... och 5?

Som en företagsledare eller ägare av småföretag behöver du jonglera med de dagliga behoven, samtidigt som du ska planera för framgången för ditt företag. Det sista du vill ta itu med är att behöva uppdatera ditt telefonsystem varje gång du anställer en ny person.

Har du redan gjort jobbet med att se över vad du behöver vill du slippa göra jobbet igen och igen.

Å andra sidan kanske din verksamhet är säsongsbetonad och din personalstorlek varierar under året. Varför ska du då betala för tjänster som inte kommer att användas?

De bästa telefonilösningarna är skalbara och växer med ditt företag.

Den flexibiliteten jag pratar om är möjligt när du kan lägga till tjänster när du behöver dem och sen avsluta när du inte behöver dem.

Det förutsätter att den lösning du tittar på kommer obundet och att det inte tillkommer extra kostnader när du väljer att plocka bort eller lägga till tjänster.

Det här kan vara allt från att surfbehovet ändras eller att du vill utvärdera om vissa funktioner passar ditt företag. Om tanken slår dig att du behöver avsluta ett abonnemang mitt i månaden ska det inte kosta dig mer än de dagar du använt tjänsten.

Moderna telefonsystem och en leverantör med schyssta villkor möjliggör detta åt dig.

Telekompaniet (det är vi) kallar vi det för Telekompis. Det är vårt sätt att erbjuda företag som ditt fastpris utan bindning- och uppsägningstid.

Vi gillar det. Våra kunder uppskattar det. Och det är precis vad företag som ditt ska titta efter hos den leverantör du vill inleda ett samarbete med.

Vad är din budget?

Även om detta i början kan verka som den enklaste frågan att svara på är det inte alltid så svart eller vitt. Är det första gången du köper ett telefonsystem kan du få många motstridiga siffror när du söker på nätet.

Varje företag har en unik uppsättning behov som oftast inte kan lösas på ett och samma sätt. Som människor vill vi ha val och även om one-size-fits-all-jeans är bra i teorin så fungerar det sällan i praktiken.

Vi är alla olika i både kropp och själ.

Baserat på vad vi gått igenom i artikeln kan du tydligt se att det finns ett antal olika anpassningar som kan påverka kostnaden.

Och då har vi bara skrapat på ytan.

Om du väljer en kundplacerad växel (PBX) har du en förväntad livslängd på 5–7 år och du får både högre engång- och uppstartskostnad, men du slipper löpande månadsavgifter.

Med en molnbaserad växel behöver du inte tänka på hårdvara eller att du ska betala för mjukvaruuppdateringar, men istället för stora engångskostnader betalar du för det du behöver per månad.

Vad som är bäst för ditt företag beror på din unika situation och hur du ser på framtiden.

Ett hotell skiljer sig mot ett litet café – en bilfirma skiljer sig mot en advokatbyrå – och en vårdmottagning skiljer sig mot ett finansbolag.

Mitt bästa tips är att ta hjälp med budgetarbetet av en leverantör som kan erbjuda dig en flexibel lösning anpassad efter dina behov och företagstyp.

Vissa företag har tagit fram erbjudanden de planerar att sälja på volym till den stora massan och som nödvändigtvis inte är rätt för ditt företag. Telia, Tele2, Telenor och Tre, bara för att nämna några exempel.

Bara för att du är ett företag med mindre än 99 anställda betyder det inte att du måste kompromissa. Du kan få en bra lösning som funkar nu och i framtiden utan att tumma på kvalitén.

Sammanfattning

Att välja rätt telefonväxel kan vara mentalt påfrestande, men det är en bra investering för bättre kundservice och gladare kollegor. En lång lista med funktioner är trevligt att ha, men du bör ta ditt beslut med ett bredare ramverk.

En telefonväxel är en sån grundläggande del av att driva ett framgångsrikt företag att det många gånger tas för givet. Men kom ihåg att kostnaden för att välja fel är hög, så ta dig tiden att fatta ett välgrundat beslut.

Givetvis finns vi här för att hjälpa dig. Hör av dig, vi är ett gäng specialister som kan hjälpa dig att fatta rätt beslut.

Telekompaniet telefonitjänst för företag