Illustration av modern telefoni för företag med ringar och fyrkanter som bakgrundsmönster.

Telefoni för företag: En köpguide av telefonväxel

Hur ofta köper du en telefonväxel till företaget?

Var det fem år sedan har marknaden för företagstelefoni verkligen förändrats. Givetvis till det bättre. Så mycket nytt har hänt.

Därför förstår jag att det kan vara svårt att hålla koll på alla moderna växeltjänster. Och med många alternativ att välja mellan är det en svår uppgift att hitta rätt telefoni för ditt företag.

Att välj en telefonväxel är enkelt.

Att välja en bra är också enkelt (eftersom det finns många bra).

Men att välja rätt telefonväxel kan vara snårigare.

I den här guiden har vi samlat svar till många frågor för att hjälpa dig när du ska ta beslut om din företagstelefoni.

Vi börjar med frågan:

Behöver mitt företag en telefonväxel?

Det snabba svaret är: Ja.

Framgång har så mycket att göra med hur företaget presenteras och bra företagslösningar för telefoni kan därför vara till stor nytta.

Oavsett storlek och företag vill du lämna ett bra första intryck och en positiv kundupplevelse.

En hälsning och ett menyval är ett utmärkt första steg. En enkel sak som visar att ditt företag är seriös.

Varför inte bara använda mobilabonnemang som telefonväxel?

Det här är en vanlig fråga.

Varför inte bara ha en telefonväxel för företaget men mobilerna separerade från lösningen?

Tre skäl:

Det är opraktiskt

Mobilabonnemang saknar viktiga växelfunktioner som statusindikation, professionell röstbrevlåda och hänvisning med frånvaroorsak.

Vilket både gör det besvärligt för anställda och att företaget kan upplevas som oseriösa.

Tänk dig när du ringer in till ett företag och blir kopplad till en person bara för att hamna direkt i deras röstbrevlåda. Eller bli avvisad för att personen sitter i ett möte med ett SMS tillbaka som säger:

”Kan inte prata nu, jag ringer dig senare”.

Moderna lösningar med mobilabonnemangen integrerade i telefonväxeln löser detta.

Innan ett samtal kopplas vidare kan man se om personen är upptagen. Svarar inte kollegan kommer samtalet tillbaka. Och sitter du i möte får personen veta det och när mötet slutar.

Det här är mer praktiskt och leder också till mycket bättre kundservice.

Det begränsar företaget

Telefoni för företag kan ge dig statistik på försäljningsdata och prestationen på kundtjänsten.

Detta är inte möjligt med bara mobilabonnemang.

Var tappar vi samtal, vid vilka tider och hur många?

Att få svar på dessa frågor gör att du kan ta smartare beslut. Du kan fokusera på områden som behöver förbättras. Ett missat samtal kan vara en förlorad kund. Eller kan leda till att befintliga kunder blir missnöjda.

Rapporter och statistik är ett passande verktyg för att bli bättre och täppa hål.

Det suddar ut skiljelinjen mellan arbete och privatliv

Att bara använda mobilen och visa ditt mobilnummer för kundsamtal gör det svårt att ”stänga av”.

Att få samtal när du är på semester eller har gått hem för dagen är inte bra.

En företagsväxel löser detta enkelt.

Tidsbestämda hänvisningar kan meddela den som ringer att du är på semester eller till exempel tillbaka dagen efter kl. 08:00.

Mobilen kan du fortsätta att använda som du är van att göra. Men tack vare hänvisningsfunktionen, är det praktiskt taget som att du lämnat telefonen på kontoret. Bonusen är att de som har ditt mobilnummer, till exempel vänner och familj, fortfarande kan nå dig.

Dessutom kan mobilabonnemang som integreras i en modern telefonilösning automatiskt visa olika nummer olika tider.

Till exempel ditt företagsnummer under arbetstid och mobilnummer på helger och kvällar.

Ett företagsnummer funkar som ditt arbetsnummer och gör det möjligt att skilja mellan arbete och privatliv.

Så att marknadsföra ett så kallat arbetsnummer istället för personalens mobilnummer ger dig en massa fördelar.

Vilka olika växellösningar finns det?

Mobil-, moln-, virtuell-, digital-, hybrid-, IP- och på platsen växel… och listan fortsätter: Unified Communications, UCaaS och så vidare.

Du ska veta att det mesta i listan är i princip samma sak när vi pratar om telefoni för företag.

Läs vår jämförelseartikel för att lära dig mer om olika växellösningar som används av många operatörer.

Här är en förklaring av de vanligaste typerna av företagsväxlar:

Molnväxel

En molnväxel är en SaaS-tjänst, likt Spotify eller Fortnox. Du betalar för att använda en tjänst och får tillgång ett gäng funktioner. Nya uppdateringar rullas ut gratis så du har alltid den senaste versionen av lösningen. Med en molnväxel slipper du tänka på eget underhåll.

Mobil växel

En (riktig) mobil växel är egentligen samma sak som en molnväxel med skillnaden att mobilabonnemangen är integrerade i telefonväxeln.

IP-växel

Efter att Telia avvecklade ISDN Duo-nätet december 2014 är majoriteten av växlar IP-baserade. I folkmun brukar det kallas IP-telefoni men rent tekniskt heter det VoIP (Voice over Internet Protocol).

Alltså är en molnväxel i sin rätta bemärkelse en IP-växel.

Virtuella- och digitala växlar också. Det är bara ett annat namn för samma sak.

När branschfolk pratar om IP-växlar menar man oftast om du ska ha en egen skräddarsydd växel. Det passar vanligtvis företag med specifika behov som en molnväxel inte kan möta.

Och då är oftast frågan:

IP-växel på platsen (on-premise) eller datahall (hosted)?

När du väljer en IP-växel är en naturlig fråga om du vill drifta växeln på plats i ditt företag eller via din leverantör i en datahall.

Nu för tiden är det mycket ovanligt att företag sköter driften av sin egen växel. Vanligast är att telefonväxeln installeras virtuellt (hårdvaruväxlar är i princip dött) på en driftsäker server i en redundant datahall.

Det gör att du slipper tänka på serverunderhåll, nätverk, internet och el.

Vad är fördelarna med en molnväxel som telefoni för företag?

Som med många andra molntjänster har du alltid en uppdaterad ”mjukvara”, men också:

De lägre telefonikostnaderna

Till skillnad mot traditionell telefoni för företag var du förr tvungen att köpa ny hårdvara för att få tillgång till nya funktioner.

Med en molnväxel betalar du en låg månadskostnad för att få flera viktiga växelfunktioner, till exempel menyval, svarsgrupper och schema med hälsningsmeddelanden.

Den viktiga driftsäkerheten

En annan viktig fördel är att de är tillförlitliga. Inget företag vill ha avbrott eller stillestånd när de ska kommunicera med kunder och kollegor. Därför är det viktigt att ha en driftsäker kommunikationslösning.

De flesta molnväxlar kommer med redundans, vilket innebär att din kommunikation med omvärlden är skyddad för att den finns på flera platser.

Händer något på ett ställe skiftar automatiskt en molnbaserad telefonväxel till en annan server på ett annat ställe.

Flexibiliteten och inga oväntade kostnader

När det sker förändringar i ditt företag, till exempel att du växer, är det enkelt skala upp.

Du lägger bara till en ny kollega i systemet och hen är igång omedelbart. Inga installationer eller onödiga inköp av hårdvara.

(Undantaget om kollegan vill ha en fasttelefon, men det är bara att koppla in sladden så funkar det automagiskt 😊.)

Påverkar antalet kontor vår företagstelefoni?

Det är en av de vackra sakerna med en mobil- och molnbaserad lösning – det spelar ingen roll var du eller kollegor sitter. Eller hur många kontor du har. Eller ens om kontoren finns i Sverige. Allt som behövs är en uppkoppling mot internet eller ett mobilnät.

Anekdot: Traditionell telefoni för företag krävde installation av en fysisk växel på varje kontor, eller ganska komplicerade nätverkskonfigurationer med VPN, för att kunna göra vad en molnbaserad företagsväxel ger dig direkt när du skaffar den.

Ni har nämnt Unified Communications ett par gånger, vad är det?

Unified Communications (”UC”) är ett telefonsystem som samlar ihop funktionerna telefoni, SMS, video, chatt, samarbetsverktyg, till och med fax och mycket mer.

UC är inte nödvändigtvis ett enda system. Men en uppsättning av produkter som funkar sammanhängande i ett enhetligt gränssnitt

Varför ska jag bry mig?

Syftet är att göra det enklare för personal och ge kunder en bättre upplevelse.

UC fokuserar på din arbetsmetod. Vilket betyder att du inte är begränsad till ett kommunikationssätt och en kanal.

Det involverar alla sätt du kommunicerar med kollegor och kunder. Ibland passar chatt och video bättre och ibland är telefonsamtal det enda vettiga sättet att lösa en komplex fråga på.

Vad än som är rätt för stunden, så kan du göra allt från ett gränssnitt med inget annat än rätt enhet och en internetanslutning.

Så vad är UCaaS?

Det är Unified Communications i prenumerationsform.

Förr vad UC-lösningar en tekniktung och dyr investering som krävde många servrar och komplicerade installationer. Men idag funkar det som en typisk molnlösning. Enkel att komma igång med. Och istället för en stor initial inköpskostnad betalar du en fast månadskostnad per person.

UCaaS är hur de flesta företag börjar använda UC. Det anses av många att vara framtidens kommunikation.

Vilken är den bästa UCaaS-lösningen?

De bästa systemen är enkla att använda och kommer med ett gäng samarbetsverktyg.

telefonväxel-gartners

Enligt Gartners Magic Quadrant för möteslösningar, är Microsoft, Cisco och Zoom de ledande leverantörerna.

bästa-företagstelefoni-Forresters-UC-2019aaS-

Och enligt Forresters UCaaS-rapport, ligger Cisco, Microsoft och Fuze i topp.

På senaste tiden har efterfrågan ökat markant när det kommer till att integrera sin telefoni med Microsoft Teams.

Den största styrkan med Teams, enligt oss, är att det är en del av Microsoft 365. Och eftersom allt från video, chatt och mejl redan finns i ekosystemet, har Microsoft Teams blivit ett naturligt val av UCaaS-lösning.

Vilka växelfunktioner är viktiga?

Förutom att få tillgång till en mobilapp, ringa via dator (softphone) eller använda fasta telefoner, är det här telefonifunktioner som kan komma till nytta för ditt företag:

  • Växelschema och anpassade välkomstmeddelanden: spela upp ett meddelande under dagtid och ett annat när det är stängt eller ledigheter, till exempel midsommar och jul.
  • Menyval även kallat talsvar och IVR (Interactive Voice Response): spelar upp valalternativ och låter den som ringer in att välja om de till exempel kopplas till supporten eller ska prata med säljavdelningen.
  • Svarsgrupper även kallat ringgrupper: flera personer kan hjälpa till att svara på samtal, till exempel alla på supporten. De bättre lösningarna inkluderar smarta funktioner som meddelar den beräknande väntetiden.
  • Tidsbestämd hänvisning: talar om för den som ringer upp att du inte är tillgänglig och orsak, till exempel att du sitter i möte.
  • Kalenderkoppling för automatisk hänvisning: synkar status med din kalender så att telefonväxeln till exempel kopplar på din mötesprofil automatiskt.
  • Samtalsstatistik och rapporter: förbättra genom att mäta och analysera svarstid, kötid, väntetid och så vidare.
  • Röstbrevlåda (voicemail-to-email): ger kunder möjligheten att lämna röstmeddelanden som skickas till din mejl som bifogad fil. Gör det enkelt att lyssna, spara, spola tillbaka eller vidarebefordra röstmeddelanden.
  • Telefonkonferenser i molnet: gör så att medarbetare och externa parter kan samlas och prata oavsett var man befinner sig – utan internetuppkoppling och konferensutrustning.
  • Administration via webben eller mobilen: moderna lösningar gör det enkelt att ändra inställningar, till exempel om växel ska öppna tidigare eller logga in och ur kollegor från svarsgrupper.
  • Integrationer till andra molntjänster: så att du koppla ihop externa applikationer med din telefonväxel, till exempel CRM- och helpdesk-verktyg eller Teamstelefoni.
  • Chattapp: visar i realtid för besökare på din sajt antal personer i kö, förväntad svarstid och öppettider.

Tips: Se efter vilka leverantörer som inkluderar dessa saker och vilka som erbjuder dem som ett tillval. Vi tycker inte att du ska investera i din företagstelefoni utan dessa funktioner 😉

Låt oss nu titta det som nästan alltid är tilläggstjänster.

Vanliga tilläggsfunktioner till telefonväxel

Typiska tilläggsfunktioner brukar vara de mer avancerade sakerna som:

Automatisk inspelning av samtal: varje samtal spelas in och lagras i molnet. Samtal kan sen till exempel användas för utbildning eller för att kvalitetssäkra en order.

Contact center-funktioner: bättre hantering av samtal på svarsgrupper, avancerad statistik i realtid, enklare överblick över väntetider och servicenivå för att nämna några.

Uppringning även kallat återringning (callback): den som ringer in kan välja att bli uppringd istället för att vänta i telefonkö. Vanligt hos till exempel vårdcentraler och bilfirmor.

Vad behöver vi tänka på när vi byter växellösning?

Det finns faktiskt förvånansvärt få utmaningar med att byta växellösning.

Börja med att göra en inventering för vad företaget har. Alla abonnemang, funktioner och tjänster.

Svara till exempel på dessa frågor:

  • Har vi telefoner som används på ställen som köket, lagret eller konferensrum?
  • Har vi en kopiator eller frankeringsmaskin som behöver en telefonlinje?
  • Funkar vår äldre kopiator och frankeringsmaskin över IP?
  • Har vi en porttelefon som är kopplad till vår växel?
  • Eller ringer den bara upp till växeln?

Detta är enkla frågor och vanliga för de som sitter på hårdvaruväxlar.

Däremot är en svår sak att sia om framtidens telefonbehov.

Svårigheten kan vara portering av nummer.

Har du bindningstid på dina abonnemang kommer du att behöva vänta ut avtalstiden eller köpa ut resterande månader du har kvar innan du kan byta din telefonväxel.

Så när du skaffar en ny telefonväxel och flyttar dina abonnemang, säkerställ en kort bindningstid – eller ännu bättre – helt bindningsfritt. Då kan du ändra och lägga till tjänster och avsluta abonnemang eller utöka med fler när nya kollegor slutar. Allt på dagen.

Se upp för bindningstider

Prisjämförelser visar ofta att abonnemang med bindningstid är lite billigare. Men billigast är inte alltid billigare. Det blir onödigt dyrt att sitta på fler abonnemang och tjänster än du använder.

Med en självbetjäningsportal där administratörer får full kontroll över företagets abonnemang och tjänster blir det enkelt att ändra och lägga till. Och det kommer att spara pengar och ge företaget bättre kontroll.

Är Telekompaniet kanske rätt för vårt företag?

familypic

Vi tror ju självklart att vi är rätt partner för att hjälpa ditt företag med företagstelefoni.

Så vi svarar gärna på frågan vi ställde åt dig.

I Telekompaniets växellösning slipper du onödiga kostnader. Vi har inga bindningstider och du kan ändra upp eller ner som du vill. Det tillkommer inga dolda kostnader. Med vår telefonväxel (mobil och moln) ingår allt i listan som vi gick igenom tidigare. En komplett lösning, verkligen. Vi har bara några få tillval om du har avancerade behov.

Det var vårt reklaminslag :)

Nu tillbaka till att hjälpa dig…

Svåraste saken med telefoni för företag är att välja. Det görs ju så sällan. Och du har många alternativ. Många lösningar är bra. Men vad som är bäst för ditt företag tar vi gärna reda på tillsammans.

Tills vi hörs – njut resten av din fredag.