Kommunikationen mellan kollegor och med kunder står för en stor del av företagets tid och resurser.
Tänk om du kunde skapa ett effektivt och enkelt sätt att sköta detta utan krångliga och kostsamma telefonsystem?
”Med Telekompaniets telefonväxel kan du göra just det”, sa han ödmjukt :)
Skämt åsido, syftet med artikeln är att visa dig hur Telekompaniets växellösning funkar i praktiken, så att du själv kan avgöra vad du tycker.
Men låt mig fortsätta på det ödmjuka spåret och säga varför +600 företag litar på Telekompaniet för deras kommunikation.
Nöjdare kollegor, gladare kunder
I en artikel i Telekom idag går det att läsa:
”Missnöjet hos mobilkunderna är så stort att den genomsnittlige svensken skulle avråda sina vänner från att välja samma operatör som man själv har.”
Med långa bindningstider och krångliga lösningar är det inte så konstigt att telekombranschen har missnöjda kunder.
Telekompaniet är en av operatörerna som förespråkar bättre villkor och enkelhet.
Beviset ligger inte i vad vi säger, utan vad vi gör.
Hos oss binder du dig inte till något. De flesta av de lättanvända funktionerna är inkluderade och när tjänsten förbättras får du uppdateringar utan kostnad för ditt telefonsystem.
Vill du integrera din mobil fullt ut i lösningen behöver du flytta över ditt mobilabonnemang för företaget.
Men med Telekompaniet måste du ingenting. Vi vill bara göra det så enkelt som möjligt för dig.
Lösningen är helt operatörsoberoende, så om du har bindningstid hos annan operatör eller bara vill ha en fast telefon, kan du ändå vara en del av telefonväxeln och vidarekoppla ditt fastnätsnummer gratis till annan operatör.
Fördelarna som följer genom att flytta över mobilabonnemang för företag är:
Argumenten för att flytta över mobilabonnemang för företag
Flera studier visar på att vi kommer få en stark tillväxt av mobila företagsanvändare. En av de största fördelarna med Telekompaniets mobilabonnemang för företag är att de är 100% integrerade med växeln.
Det innebär att:
- Du kan visa ditt växelnummer vid utgående samtal från mobilen.
- Din statusindikering visar om du är tillgänglig eller upptagen även via mobilen.
- Ett nummer är kopplat till flera enheter. Du kan använda en fast telefon utan att ha separata nummer och välja att visa ditt mobilnummer från din fasta telefon.
- Du kan delta i svarsgrupper med din mobiltelefon. Koppla in och ur dig med appen och avlasta kollegor när det behövs.
- Du ringer lika billigt till utlandet från din mobil som från din fasta telefon och kan använda dina samtalsminuter på mobilen när du ringer från din fasta telefon inom Sverige.
- Du kan automatiskt visa ditt fastnätsnummer under kontorstid och skifta om till visat mobilnummer när du är hemma. Behöver du byta tillfälligt ändrar du detta enkelt via appen.
- Du får samma professionella frånvarohanteringen på mobilnumret. När du inte kan svara kan den inringande trycka nio för att komma till telefonist eller göra andra val.
- Tidsbestämd hänvisning kan användas på mobilen också. Sitter du i möte, har gått hem för dagen, är på semester eller på föräldraledighet spelas frånvaroorsaken upp tillsammans med ditt förnamn.
- Det är gemensam röstbrevlåda till mobil- och ditt fastnätsnummer. Dina röstmeddelanden kan skickas som en bifogad fil till din mejladress. Lyssna på dem via din dator och om det behövs kan du enkelt vidarebefordra till en kollega.
Och till varje mobilabonnemang för företag ingår 1 GB surf. Men självklart finns surfpaket i större volymer som 5, 10, 25, 50 och 100 GB om så skulle behövas.
Vi använder Telias nät
Med Telekompaniets mobil växel får du erkänt bra täckning i Telias nät.
Låt mig nu visa dig hur Telekompaniets molnbaserade telefonväxel funkar.
Telefonsystem med lättanvänd mobilapp
Med Telekompaniets mobilapp kommer du åt ditt telefonsystem när som helst, var som helst. Du får tillgång till alla populära funktioner och kan enkelt ändra din närvaro, se status på kollegor, bjuda in till konferens och se över statistik.
Alla inom företaget kan se vem som är tillgänglig, sitter i samtal eller möte. Appen är också det enklaste sättet att logga in och ur grupper – både dig själv och kollegor.
Här kan du även skapa profiler med olika regler. Det tar mig vidare till tidsbestämdhänvisning.
Tidsbestämd hänvisning, din automatiska medhjälpare
Med funktionen tidsbestämd hänvisning i din telefonväxel möts den som ringer dig alltid av ett personligt och professionellt svar.
Sitter du i möte, har gått hem för dagen eller är ledig av andra orsaker så spelas frånvaron upp ihop med ditt förnamn.
Japp, vi har ditt förnamn i databasen. Finns inte ditt namn i databasen än? Då ser vi till att fixa den.
På bilden ser du hur det ser ut från mobilappen, men det ser faktiskt likadant ut via webbgränssnittet. Och oavsett var du gör ändringen slår det igenom överallt.
Telefonväxel med modernt visuellt gränssnitt
En modern telefonväxel tillåter dig ändra inställningar via ett lättskött webbgränssnitt. Med ett webbgränssnitt håller du reda på funktioner utan krångliga koder.
Precis som på mobilappen kan du här ändra välkomstmeddelande, se samtalsstatistik, hantera aktiva samtal och logga in och ur i grupper.
Du kan i princip göra samma saker via mobilappen som webbgränssnittet. Men vill du sätta upp din telefonväxel måste du göra det via administrationsvyn via webben.
Med ett lättförståeligt flödesschema konfigurerar du din företagsväxel och med ett knapptryck får du upp inställningarna för menyval, grupper, meddelanden och växelschema.
När du har satt upp växeln kan du sen via mobilen komma åt och ändra många av växelinställningarna.
Vill du vänta eller bli uppringd?
Smarta grupper tillåter hur många som helst att stå i kö. Kapaciteten är obegränsad och gör att du aldrig missar några viktiga samtal eller kunder.
Med smarta grupper får den som ringer ett professionellt meddelande om plats i kö och förväntad svarstid. Den som ringer kan själv bestämma om den vill vänta eller ”bli uppringd när det är din tur”. Så även om du inte kan svara direkt kan du ge kunden ett gott bemötande med information och valalternativ.
Du kan även se till att den som ringer in kan lämna ett meddelande.
(Uppringning och lämna meddelande är funktioner som kräver två olika tillval: Uppringning från kö och röstbrevlåda till grupp.)
Det klassiska menyvalet och scheman i ditt telefonsystem
Självklart finns det klassiska menyvalet för att få samtalen styrda till olika avdelningar.
Med scheman ställer du enkelt in när företaget har öppet, stängt eller julledigt.
Kombinationen menyval och smarta grupper som vi gick igenom nyss tillåter dig att strategiskt dirigera och hantera inkommande samtal i ditt telefonsystem som det passar dig bäst, medan du håller en hög och konsekvent servicenivå.
Telefonväxel med chattapp
För ännu bättre kundtjänst kan du lägga till en chattapp på din webbplats som visar antal i kö, förväntad svarstid och öppettider.
Den som träffas av chatten kan välja att klicka och ringa eller chatta. Enklare frågor är perfekta att besvara över chatten.
Personlig konferens med mobil och fast telefon
En uppskattad funktion med vår telefonväxel är att alla i företaget får en egen konferens. Det bästa är att du kan ringa in från din mobil, fasta telefon eller softphone.
Det är bra att ha alternativ till tjänster som Teams eftersom alla sitter inte alltid bakom en dator. Och det är också enklare att be folk ringa in till ett nummer kontra ladda ner en mjukvara på sin dator.
Konferens är en funktion som ingår gratis. Du betalar ingenting för den och så här enkelt funkar det:
Alla på företaget får samma konferensnummer och egna rum med hjälp av en unik pinkod. I appen eller webbgränssnittet ser du ”min konferens” och med ett knapptryck kan du välja att bjuda in folk via SMS, mejl eller kalender. Det skapas då ett meddelande med konferensnumret och din pinkod.
Det är enkelt att hålla konferenssamtal och antal deltagare är helt obegränsat. Och har du funktionen samtalsinspelning så spelas samtalen in.
Telefonsystem med automatisk inspelning
Med en enkel sökfunktion kan du söka bland samtliga inspelningar via administrationsportalen. Filtrera på datumintervall, om det är inkommande eller utgående samtal och från vem samtalet gjordes. Du slipper helt tänka på lagringen. Allt lagras i molnet i 24 månader, och så länge som du vill på din FTP.
Inspelning sker automatiskt oavsett om du ringer från mobilen, fasta telefonen eller softphone i datorn.
Om du inte vill spela in alla samtal per automatik kan du välja att det sker vissa tider på dygnet eller när du väljer en specifik profil. Det går enkelt att ändra i en handvändning.
”Vänta nu, får man spela in samtal utan att berätta det?”
Lagen säger att så länge någon part i samtalet är medveten om det så är det okej. Om du har inspelning på växelnumret bör du ha ett meddelande som berättar det. Samtal från person till person är en annan sak och då avgör du bäst själv.
Norden i en och samma telefonväxel
Har du kontor i Norden med olika växellösningar? Då kan du slippa att spendera pengar på separata telefonsystem från olika leverantörer och telefoniavtal från flera operatörer.
Knyt ihop hela Norden och se status på utländska kollegor eller chatta och prata med dem.
När alla sitter i en och samma telefonväxel kan du få alla och allt att jobba tillsammans. Det leder till bättre interna samarbeten och du kan ge dina kunder en bättre service.
Och det gör det också mycket enkelt att fördela resurser efter behov. Oavsett var kollegorna sitter kan de hjälpa till att svara.
Viktiga verktyg för kontaktcenter
Med kontaktcenter-lösningen, Desktop CC, är det enkelt att mäta allt och få bättre koll på siffrorna.
Det är ett utmärkt verktyg för teamleaders på kundtjänst.
Med realtidsövervakning av grupper får du också en snabb överblick över nuläget, så att du snabbt kan genomföra nödvändiga förändringar i bemanningen.
Och med färgindikationer som automatiskt ändras blir det tydligt när nyckeltalen inte uppnås.
Wallboardfunktionen är webbaserad vilket gör det enkelt att dela informationen på dator eller på en stor tv-skärm.
Här kan du se realtidsinformation från Telekompaniets wallboard.
Telefonväxel med avancerad och detaljerad statistik
Alla företag har olika nyckeltal, men de vanliga är ändå svarstid, samtalstid och antal utgående samtal på en säljavdelning.
Dessa nyckeltal, inklusive servicenivå 1 minut och 2 minuter, får alla på företaget kostnadsfritt.
Behöver du mer avancerad statistik behöver du rättigheten administratör.
Med avancerad statistik kan du se statistik baserat på datum och anknytningar.
Eller exportera till Excel för att inkludera det i andra rapporter. Du kan också få mejlrapporter att skickas ut dagligen, veckovis eller månadsvis.
Ringa med Teams telefoni
Du kan även integrera din telefoni med Teams, en del av Microsoft 365. Med telefonin kopplad till Teams kommer du snabbt upptäcka fördelarna med att ha allting på ett och samma ställe.
Sitter du och jobbar i Teams är bokstavligen allt ett knapptryck bort. Medan du jobbar i Teams kan du välja att besvara mobilsamtal via datorn. Integrationen gör att din telefoni blir en naturlig del av Microsoft 365 och det skapar nya smarta sätt att jobba.
Integrera din telefoni med dina affärssystem
Telefoni för företag är ju ett ytterligare system. Du har säkert många andra system, till exempel ärendehanterings- och säljsystem. Där varje system gör sin sak bra.
Så om du vill få systemen att byta information med varandra kommer Telekompaniets telefonväxel med ett öppet API. Med lite kodarbete kan du få allt att prata med varandra.
Det finns också ett gäng klara integrationer som inte kräver kodarbete, till exempel Microsoft 365, Eniro och BankID.
Proffstips: Testa telefonväxel helt gratis
Du kan alltid testa vår molnväxel gratis innan du bestämmer om det är något för dig.
Vi har en enklare variant av växeln som du inte betalar något för. Det ger dig en bra möjlighet att upptäcka vad en modern telefonväxel skulle kunna innebära för ditt företag.
Det är samma lösning (en riktig växel) som vi har gått igenom, men bara med färre funktioner.
Gå hit för att sätta igång med din gratis växel.
Sammanfattning
Vi har gått igenom hur en modern telefonväxel kan förbättra kommunikationen med dina kunder och underlätta samarbetet mellan kollegor.
Att kommunicera ska vara enkelt och att använda ditt telefonsystem ska vara ännu enklare. Telekompaniet är ett exempel på företag som erbjuder användarvänliga, kostnadseffektiva och flexibla sådana system.
I slutändan vill vi att du ska spendera mer tid på att växa ditt företag och mindre på att strula med din telefonväxel.
