Lösningar

7 skäl till varför varje advokatbyrå behöver en molnbaserad växel

Jonathan Littenström

Jonathan Littenström

ABA, American Bar Association släpper årligen en rapport kallad Legal Technology Survey Report, en av de ledande undersökningarna för hur advokater använder teknik.

Enligt den senaste studien, från 2016 till 2017 ökade användningen av molntjänster från 38% till 52%. Det är mer än 40% ökning och som leds av de minsta firmorna.

Och det är inte förvånande.

Dagens teknik möjliggör kontinuerlig kontakt med kontoret och tillgång till viktig information när du är på språng, vilket förändrar hur du kan driva din byrå.

Advokater har möjlighet att ha alla verktyg och information tillgängligt när de behöver det, var de än befinner sig, istället för att sitta en stor del av sin dag vid skrivbordet.

aba-legal-technology-survey-report-2017-working-outside-office

Faktum är att vi från samma studie får veta att advokater regelbundet jobbar utanför kontoret. 20% av detta sker hos klienter eller i domstolsbyggnad och 77% hemifrån.

Jag vet att detta representerar amerikanska advokater, men det som sker i USA är i stor utsträckning också oftast sant i Sverige.

Dessa trender har en betydande inverkan på hur advokatbyråer kan fungera – molnbaserade tjänster erbjuder många fördelar som ökad tillgänglighet, datasäkerhet, kostnadseffektivitet och mycket mer.

Detsamma gäller för en molnbaserad växel.

Molnbaserad telefoni förändrar hur advokatbyråer fungerar

En molnbaserad växel ger en uppsättning fördelar för advokatbyråer. Det helt förändrar kommunikationen inom byrån såväl som med klienter.

Dessa fördelar möter också nya förväntningar hos klienterna. Dagens advokater måste vara tillgängliga för både personliga möten och telefonkonsultationer, och det kan bli besvärligt om du inte har ett system som gör processen effektivare.

Med hjälp av en modern och molnbaserad telefonilösning är det nu enklare än någonsin att ha fullständig kontroll över din kommunikation medan du är på språng.

På de få minuter som det tar att komma igång har du en avancerad växel i din smartphone.

Vad är nyttan och varför är det fördelaktigt för dig?

För att svara på den frågan har vi sammanställt en lista med sju fördelar som du inte kan ignorera om du vill att din byrå ska uppfattas som modern.

#1 Tillgänglighet

Tillgängligheten som erbjuds med en molnbaserad lösning kan förändra hur en advokatbyrå driver sin dagliga verksamhet.

Med hjälp av automatisk samtalsdirigering kan kollegor nås var de än befinner sig, och funktionen röstbrevlåda-till-mejl gör det enkelt att gå igenom, spola tillbaka eller vidarebefordra dina meddelanden.

Det hjälper din klienthantering.

Med automatisk inspelning kan du spela in klientsamtal och granska dem när som helst. Inspelningen finns alltid till ditt förfogande för att ta anteckningar eller för att arkivera dem med annan dokumentation.

Behöver du att din assistent eller kollega tar del av inspelningen är det lika enkelt som att vidarebefordra ett mejl.

#2 Bättre service till klient

En advokatbyrå är bara lika stark som sina klienter är nöjda. Veckans Affärer skriver i en artikel 2016 att moderna advokatbyråer har nöjdare kunder.

Rapporteringen grundar sig på analysföretaget, Regis årliga klientstudie ”Årets Advokatbyrå”. Studien visar också på en tydlig koppling till ökad kundlojalitet.

Med en molnbaserad lösning blir du genast modernare. Med funktioner som kalenderintegration får dina klienter automatiskt svar när du är tillgänglig igen och kan välja att lämna röstmeddelande eller bli kopplad till kontoret.

Hur du väljer att göra är upp till dig och det är en enkel inställning med ett par knapptryck i en mobilapp.

En annan användbar funktion som hjälper dig att skapa ett starkare förtroende med klienter är videokonferenser. Det kan vara mycket användbart när du vill få en bättre förståelse för din klient genom att analysera deras kroppsspråk och ansiktsuttryck.

#3 Sänkta kostnader

Traditionella växellösningar (PBX) kommer med dolda kostnader, vilket kan slå hårt mot mindre firmor. Det är ett starkt skäl till varför molnbaserad telefoni snabbt växer i popularitet.

Anledningen till att intresset ökar är flexibiliteten och kostnadseffektiviteten som erbjuds. När du endast betalar för det du använder så behöver du inte en stor investering i förskott. Och behöver du lägga till nya funktioner är det enkelt att göra.

Eftersom lösningen är molnbaserad finns det inget behov för att ha egna servrar som kräver underhåll av tekniker.

Allt kan hanteras på distans av tjänsteleverantörens supportteam.

#4 Öka fakturerade timmar

Det är kritiskt för advokatbyråer att hålla reda på fakturerbar tid. Tid som inte faktureras är något alla advokatbyråer försöker minimera.

En molnbaserad växel kan förenkla den processen. Med hjälp av samtalsstatistik och loggar är det mycket enkelt att snabbt sortera bland kommunikationen du haft med klienter och få svar på vad som kan faktureras och inte.

Med avancerad statistik får du djupare insikter och kan därför ta smartare beslut. Inte bara för att avslöja ineffektivitet, men också för vart det finns förbättringsområden.

#5 Inget underhåll

Det är svårt att föreställa sig något mer störande för en advokatbyrå än ett plötsligt strömavbrott eller att internet går ner. Med en molnbaserad lösning undviker du det här mardrömsliknande scenariot.

När din telefonilösning ligger i molnet fortsätter det att fungera som om inget hade hänt.

Vad innebär det här för en advokatbyrå?

Till att börja med fungerar fortfarande systemets röstbrevlådesystem och är mobilabonnemangen integrerade i lösningen kan du fortfarande ta emot och ringa samtal på mobilen. Har du flera kontor drabbas endast det kontoret där olyckan har inträffat.

På så sätt kommer dina klienter aldrig att märka av ett driftstopp.

#6 Säkerhet

Datasäkerhet kommer alltid att vara en viktig aspekt för advokatbyråer.

Konfidentiell information som används av advokater och advokatbyråer står inför större säkerhetshot idag än någonsin tidigare och de fortsätter att växa, säger David Ries.

En cyberattack mot en global advokatbyrå tvingade dem att stänga ner deras telefoner, mejl och informationssystem. Säkerhet fortsätter att vara ett stort problem för advokatbyråer eftersom hackare har börjat attackera advokater för att komma åt klientinformation.

En trend som fortsätter från 2016 till 2017.

aba-legal-technology-survey-report-2017-security-breaches

Undersökningen från 2017 visar att advokatbyråer i storleksklassen 10–49 advokater är värst drabbade och följs tätt av byråer med 50–99 advokater.

Med andra ord advokatbyråer i segmentet småföretag. Troligtvis klarar sig större byråer eftersom de har budget att ha en säkerhetsansvarig och/eller IT-chef på heltidsanställning.

Just säkerhetsaspekten är en stor orsak till att molntjänster växer i popularitet. Det är svårt för mindre byråer, för att inte säga kostsamt, att upprätthålla den höga säkerhetsstandard som molntjänster står för.

Merparten av säkerheten hanteras av tjänsteleverantören som följer strikta regler och har ett engagerat team av proffs som säkerställer datasäkerheten.

#7 Mobilitet

Som studierna i artikeln visar finns det ett riktigt behov för advokater att kunna kommunicera smidigt. Med all den tid som spenderas utanför kontoret är det där en molnbaserad växel blir så värdefull.

Exempelvis kan du enkelt sätta upp en konferens från din smartphone och vem som helst kan ansluta sig genom att ringa in till ditt personliga konferensnummer.

Detta tar bort det krångliga med att organisera möten – istället för att behöva arbeta runt en handfull människor, kan alla enkelt ansluta sig via sin telefon från där de befinner sig.

Och med automatisk samtalsinspelning spelas även dina konferenssamtal in så att viktig information inte går förlorat.

Sammanfattning

Vad är argumentet till att du ska byta till en molnväxel?

Sanningen är att en kundplacerad växel (PBX) oftast inte håller måttet för att erbjuda alla de verktyg en advokatbyrå behöver för att fungera så effektivt som möjligt.

De avancerade funktionerna och flexibiliteten med en molnbaserad lösning kan i hög grad förbättra effektiviteten. Därför är det nu dags att byta.

I och med att molntelefoni introducerar nya robusta funktioner blir en sak uppenbar – byråer som nyttjar den moderna tekniken tar snabbare del av fördelarna.

För att få veta mer om hur molnbaserad telefoni kan hjälpa din advokatbyrå, kontakta mig eller mina kollegor på Telekompaniet.

Vi är en branschledande leverantör av molnbaserade telefonitjänster i Sverige.

Telekompaniet telefonitjänst för företag

Jonathan Littenström

Jonathan Littenström

Jonathan är VD och en av två delägare på Telekompaniet sedan 2010. Ansvarar idag för kundutveckling som består av ett gäng glada Telekompisar som dagligen är i kontakt med våra kunder för att se hur vi kan hjälpa till på fler områden än idag. Jonathan själv gillar att driva affärer som är komplexa på ena eller andra sättet. Så har du något riktigt krångligt på G så sätt honom på prov.