Lösningar

Fördelar med telefonväxel i molnet (& bästa praxis för flytt)

Jonathan Littenström

Jonathan Littenström

Telefonibranschen har officiellt fått en makeover. Gamla PBX-tjänster går i arv och telefonsystem i molnet tar över. Det innebär att företag som ditt kan dra nytta av fördelar som sänkta kostnader, högre säkerhet och ökad flexibilitet på arbetsplatsen.

Men medan det är lätt att ta ett beslut för att genomföra en förändring, är det aldrig enkelt att genomföra den.

Och trots att fördelarna är många är det oftast osäkerheten som sätter stopp.

Hur vet jag vad som passar mitt företag bäst? Hur kan jag vara säker på att jag har tänkt på allt? Kommer mina gamla nummer att fungera? Hur gör jag med min mobilsurf? Hur mycket surf behöver jag? Jag har olika operatörer på flera abonnemang, hur gör jag? Och så vidare…

Med den här artikeln kommer jag att vägleda dig i dessa frågor och hjälpa dig att bättre hantera frågeställningen för en smidig övergång.

Det är en förändring

Förändring är sällan välkommet.

Motiverade kollegor är drivkraften i ditt företag, så det är viktigt att hålla dem informerade. Det är nödvändigt att vara medveten om vem och vilka affärsprocesser som påverkas av förändringen.

För vissa kan det kännas märkligt att bara använda en mobiltelefon eller en mjukvara i datorn för att hantera sina samtal. Men det går alldeles utmärkt att ha en skrivbordstelefon. Vissa föredrar det. Och ibland är det optimalt.

Nyckelordet i sammanhanget är förberedelse och utvärdering. Informera alla i personalen att det kommer att göras en förändring.

Förklara syftet.

Det är en nödvändig modernisering för att få en betydande kundservice fördel och tillgång till nya nödvändiga funktioner snabbare.

I molnet är det alltid nytt. Istället för att vänta på att ett helt system ska uppgraderas får du alltid senaste versionen. Det är på samma sätt som din smarttelefon uppdateras med jämna mellanrum.

En bra ledare kan undvika förvirring, missnöje och misstro genom att på förhand förklara hur förändringen kommer att påverka företaget och vart kollegor står i processen.

Nätverksförberedelse

Den tekniskt viktigaste detaljen är ett stabilt internet och en bra hårdvarubrandvägg. För att ha bra samtalskvalité behöver du uppfylla din tjänsts minsta bandbreddskrav.

Kontrollera om ditt interna nätverk, internet och brandvägg klarar av jobbet. Och om inte, uppgradera omedelbart. Det kommer att rädda dig från påfrestningen av tappade samtal och hackigt ljud.

I sammanhanget om du flyttar din telefonväxel till molnet och bara använder en mobilväxel utan några fasta telefoner, så hjälper inte en brandvägg och internet till att förbättra din samtalskvalité. Då är det istället GSM täckningen som är det viktigaste.

Ärligt talat är de flesta operatörer ungefär lika bra här. De skiljer sig på vissa områden med radioskuggor och täckningsområden. Men det som många glömmer att tänka på är signalstyrkan inomhus.

Operatörsvalet blir mindre viktigt om du inte har bra GSM täckning inomhus. I fallet dålig inomhustäckning behöver du tänka på mobilsignalförstärkare.

Något som tyvärr varken Telia, Tele2 eller Telenor hjälper till med.

Bästa sättet för att undvika att du hamnar i det här läget är att ta hjälp av en telefonileverantör som kan hjälpa dig att se över nätverk, internet och GSM täckning.

New Call-to-action

IT-integrationer

Under pågående samtal är sammanhang kritiskt.

Många molnbaserade telefonsystem har möjligheten att integrera direkt med populära verktyg som Office 365, Outlook och CRM. Det gör att du kan använda bekanta verktyg för att hantera många av dina telefonifunktioner direkt via datorn.

Ett par exempel är att se närvaro på kollegor, nummerpresentation vid inkommande samtal, svara via en popup ruta och klicka för att ringa – samt justera dina inställningar i ett enkelt webbgränssnitt, se din samtalshistorik och mer.

En integration med bekanta verktyg är perfekt för en smidig förändringsledning. Det leder till att fler använder funktionerna i telefonsystemet och som ett resultat vinner du ökad produktivitet.

Vanliga utmaningar med att flytta din telefonväxel till molnet

Förutsatt att du tar hjälp av en telefonileverantör som erbjuder på platsen hjälp finns det förvånansvärt få svårigheter med att flytta din telefonväxel till molnet.

Men det finns några utmaningar värda att nämna.

Dessa är:

Portering och nummerflytt

Ifall du kan portera dina nummer varierar beroende på dina nuvarande avtal och operatören.

Även om en operatör inte är skyldig att ta emot ditt mobilnummer (mycket ovanligt) så har du enligt lag alltid rätt att flytta dina nummer till en annan operatör.

Om du har marknadsfört gamla nummer som kunder fortfarande ringer på är det en bra idé att flytta även dessa och styra dem till ett och samma växelnummer. Det är enkelt gjort men vinsten är stor.

En vanlig fråga vi brukar få är om du kan flytta ditt fasta nummer till mobilen.

Ja, det är något som moderna växlar klarar av och det ger dig möjligheten att spara in på abonnemangsavgifter. En viktig sak att ta hänsyn till är att ibland så har du trygghetslarm eller bredband via ADSL som går på ditt fasta nummer.

Därför behöver du kolla om du kan behålla tjänsten trots att abonnemanget avslutas och flyttas till en annan operatör. Det här kan din telefonileverantör hjälpa dig med så att du slipper få avbrott i viktiga tjänster.

Inventering

En smidig och framgångsrik övergång kräver en övergripande förståelse för vilka telefonbehov du har. Med alla tekniska genomföranden behöver man ha en förståelse för vad som finns och används idag.

Exempelvis:

  • Finns det en telefon i köket?
  • Har du en kopiator eller frankeringsmaskin som behöver en telefonlinje eller funkar det över IP?
  • Har du en porttelefon som är kopplad till eller ringer den till din växel? Stor skillnad mellan dessa två saker.

Utbildning

Hur vidarekopplar du samtal? Hur funkar personlig hälsningsfras? Vart hamnar röstmeddelanden? Och hur funkar appen?

Telefonväxel i molnet erbjuder en rad funktioner som kan göra livet mycket enklare för dina kollegor. Men de funktionerna kommer bara till nytta om du vet hur de ska användas.

Planera tidigt i processen för en personlig utbildning som hjälper alla att komma igång snabbt.

Se upp för bindningstider

Kan du svara på hur dina behov ser ut om 36 eller 24 månader?

Det är en svår fråga att svara på.

Försök med 12 månader.

Fortfarande en utmaning?

Låt mig göra det ännu enklare.

Hur ser det ut imorgon?

Min poäng är att du kan kontrollera din morgondag, men om du binder upp dig på 24 eller 36 månader så kommer din behovsanalys alltid att vara en gissningslek.

Imorgon är enkelt.

Behöver du 10 GB eller 1 GB surf? Vem vet… börja med 1 GB och höj senare.

Imorgon vet du om behöver skaffa ett nytt mobilabonnemang för att du har anställt en ny kollega. Och ibland slutar folk. Det vet du också imorgon, men inte om 36 månader.

När vi hösten 2015 blev en egen operatör i Telias mobilnät var vårt första beslut att slopa alla bindningstider och uppsägningstider. Helt obundet. På riktigt.

Letar du runt kommer du upptäcka att branschstandarden fortfarande är 24 eller 36 månader. Besvärligt. Vad du behöver om två eller tre år kan vara en omöjlig fråga att svara på.

Sammanfattning

Från snabba interna dialoger med kollegor till kundsupportsamtal har ditt telefonsystem alltid varit motorn som driver dagliga affärssamtal.

Men i dagens snabba arbetskultur är vi mer mobila än någonsin, och detta enkla faktum förändrar hur vi kommunicerar med varandra. Traditionella telefonväxlar har dominerat företagsvärlden i flera år. Och i takt med hur arbetsplatsen utvecklas och sättet vi vill arbeta på, så måste telefonsystemet hålla jämna steg.

Molnet blir aldrig gammalt, har alltid den senaste versionen och som jag sa inledningsvis får du med ett molnbaserat telefonsystem en ökad flexibilitet.

När du behöver expandera är det enklare att växa och mer kostnadseffektivt. Du kan skaffa nya tjänster när du behöver dem, utan att vänta på en fullständig systemuppgradering.

Och om du behöver skala ner så kan du avsluta tjänster samma månad. När du behöver mer, klicka på "lägg till".

Jonathan Littenström

Jonathan Littenström

Jonathan är vVD och en av två delägare på Telekompaniet sedan 2010. Ansvarar idag för kundutveckling som består av 9 glada Telekompisar som dagligen är i kontakt med våra kunder för att se hur vi kan hjälpa till på fler områden än idag.