För alla företag är infrastruktur och system avgörande, så att välja rätt är viktigt. Och utan tvekan är kommunikation den viktigaste länken mellan kollegor och kunder. Även om jag är partisk är telefonen den mest omedelbara och personliga länken.
Behöver du få tag i någon så tar du upp telefonen.
Medan det finns många nya kommunikationslösningar som har utvecklats (Microsoft Teams och Slack) är det telefoni som möjliggör den personliga kontakten.
Som med allt annat har det gjorts stora framsteg även i moderna telefonsystem.
Men om du inte väljer rätt för dina behov nu, kommer du dras med kostnader som är onödiga när du behöver ersätta eller uppgradera det du har.
För att undvika det är din bästa strategi att lära dig av andras misstag.
Här är fem vanliga misstag småföretag gör när de väljer telefonsystem.
#1 De utvärderar inte sina kort- och långsiktiga behov
Många småföretag utför inte en ordentlig behovsanalys innan de väljer ett telefonsystem. De tittar på de uppenbara sakerna som röstbrevlåda och menyval, men med framstegen inom VoIP och molnbaserade tjänster finns det många funktioner som förenklar samarbete internt som externt.
Det inkluderar bland annat funktioner som virtuell receptionist, smarta grupper, konferenssamtal, personlig hänvisning vid frånvaro och SMS via datorn – allt detta och mer i ett samlat gränssnitt.
I branschtermer kallar vi det för Unified Communications.
Det viktigaste är att utvärdera hur ditt företag gör affärer idag och hur du vill göra det imorgon och shoppa därefter. Företag som inte gör en sån förstudie eller tar hjälp med att göra det tenderar ofta till att få ett system som inte passar deras behov, så deras tid och pengar kommer till lite nytta.
Eftersom utvecklingen går så snabbt vet jag att det är en utmaning att uppskatta vilka funktioner du behöver långsiktigt, men kunskapen om dina egna behov är oftast mer bestående.
Utvärdera det.
#2 De fokuserar för mycket på pris
Ja, som företagsledare behöver du titta på priset för de investeringar du gör. Men om du ska titta på vad din investering ska ge dig över tiden, måste du se bortom priset.
Istället bör du ha ett mer intensivt fokus på leverantören.
Eftersom de flesta system kan göra jobbet är det leverantörens erfarenhet som avgör om investeringen i ett telefonsystem kommer att ge dig en säker, problemfri och användbar telefoni.
Så tillskillnad från företag som lägger betoningen på priset, bör du betona skickligheten hos leverantören. Sinnesfrid är alltid värt lite mer.
#3 De uppgraderar inte sitt internet
Alla tjänster som du använder idag funkar bäst när internettjänsten som driver det fungerar bra.
Bredband via fiber är mer pålitligt än bredband via koppar, helt enkelt för att fiber är starkare än koppar. Otillförlitligt internet kan ha verkliga kostnader för ditt företag. Ett oplanerat driftstopp sätter stopp för kommunikation och produktivitet.
Och låt oss vara ärliga, telefoni eller inte, internet är en livsnödvändighet.
Så se till att det är bra. Den hastighet du behövde för två år sen är troligen inte tillräckligt idag.
Här tre anledningar till varför:
- Fler enheter som använder fildelning, uppdateras i bakgrunden och strömmar HD-video
- Nya ”smarta” enheter (Sonos, Apple HomePod, Amazon Echo) strömmar musik konstant
- Videokonferenser och åtkomst till molnapplikationer
Undvik misstaget många företag gör och se över din internettjänst samtidigt som du överväger ett nytt telefonsystem. Och börja med internet, det är ändå den som kommer driva alla dina enheter och system.
Långsamt internet, långsamma kollegor.
#4 De glömmer mobila användare
Troligtvis använder du din smartphone mer än du tror. I en studie utförd av brittiska psykologer, kom man fram till att unga vuxna (18–33 år) använder sina smartphones i genomsnitt fem timmar om dagen… nästan en tredjedel av deras vakna tid.
Statista illustrerar en prognos som visar att 2019 beräknas antalet mobiltelefonanvändare över hela världen uppgå till över fem miljarder. 50% av detta kommer smartphone användare att stå för.
Appar till moderna telefonsystem gör din smartphone till ett komplett växelsystem. Du kan göra allt du behöver från mobilen. Fördelarna är många. Förutom att alla funktioner är samlade i ett lättanvänt gränssnitt så kan du med din smartphone separera samtal som är privata från affärssamtal.
Som ett exempel kan du ringa en kund och visa företagsnumret, och sekunden efter ringa en polare för att visa ditt mobilnummer. Det gör att du slipper flera enheter, samtidigt som du alltid kan vara konsekvent med att visa företagsnumret när du gör dina affärssamtal.
När du i tidigt skede tar hänsyn till mobila användare kan du minska kostnader och öka effektiviteten.
#5 De uppmärksammar inte det finstilta
Ett vanligt misstag vi ser är att företag skriver på avtal utan att läsa eller förstå villkoren. Det här är en aspekt som ofta tas för givet och du kan bli inlåst i avtal med långa bindningstider för tjänster du inte behöver.
Ignorera inte det finstilta.
Lösningen är enkel. Läs vad avtalet säger och förstå om villkoren passar din situation, vilket är dynamiskt och ändras med tiden.
Privat försöker jag undvika abonnemang och tjänster som försöker göra det svårt att byta eller avsluta. Och i affärssammanhang bör det inte vara någon skillnad. Därför var det ett enkelt beslut när vi 2015 beslutade oss för att slopa alla bindning- och uppsägningstider.
Vår filosofi är att vi ska förtjäna våra kunders förtroende. Och när vi gör det så stannar de kvar och rekommenderar oss till andra. Branschstandarden är fortfarande 24, 36 och ibland så mycket som 60 månader!
Varför?
Jag tror det är en mix av att man inte vågar utmana ett fungerande nuläge, litar inte på förmågan att leverera en konsekvent bra kundservice och många gånger beror det på hur man konstruerat sina säljprovisioner.
Och det leder ofta till att säljare rekommenderar vad de tjänar mest på, istället för det som är bäst för kunden.
Skevt när vi vet att en nöjd kund stannar och fortsätter köpa.
Sammanfattning
Utvärdera både nuvarande funktioner du behöver och framtida. Och glöm inte internet. Och mobila användare.
Innan du bestämmer dig för ett telefonsystem, utvärdera leverantören. Det är viktigare än pris.
Ditt telefonsystem är ett kritiskt verktyg och inget mindre än ryggraden i dina kundrelationer.
Så att investera rätt är det som leder till framgång.