Lösningar

Modern telefonväxel: 5 funktioner dina anställda kommer att älska

Björn Ströberg

Björn Ströberg

Föreställ dig att du kan skapa det perfekta telefonsystemet för ditt företag. Vilka företagsfunktioner skulle vara nödvändiga för att maximera produktiviteten hos dina anställda och förbättra din kundtjänst?

Sättet vi kan kommunicera via telefonväxlar har utvecklats och det finns en mängd funktioner som hjälper till att förbättra ditt företag.

Men många växlar är komplexa och gör det onödigt svårt att kommunicera. Funktioner ska vara enkla att använda och göra det mer effektivt att förbättra kontakten med kollegor och kunder. När du utvärderar vilken telefonväxel som är rätt för ditt företag vill du tänka både internt och externt.

Vad hjälper mina anställda att samarbeta bättre och hur kan jag förbättra vår kundservice? Här är fem populära funktioner som underlättar dessa ändamål.

#1 Smarta grupper

Större är inte alltid bättre. Men oavsett om du är ett litet företag eller stort, vill du verka professionell.

Det ger ett intryck av trovärdighet och det hjälper dig att vinna kundernas förtroende. Det finns alla möjliga sätt för att verka mer professionell.

  • Ha en professionell webbplats
  • Ha en professionell logotyp
  • Ha välpolerat marknadsföringsmaterial
  • Publicera regelbundet på sociala medier och håll din företagsblogg uppdaterad

… men det bästa sättet är att låta professionell.

När folk ringer till ditt företag förväntar de sig snabb service och vill utan strul komma fram till en person.

Därför svarar du idealt efter första ringtonen.

Men det är inte realistiskt att ha en heltidsperson som alltid svarar i telefonen, och även om du har det så kommer den personen ibland vara upptagen med andra samtal.

Då vill du verka professionell när ett meddelande berättar vilken plats i kön personen har och vad den förväntade svarstiden är, och medan den inringande väntar spelas behaglig musik. Om den inringande inte vill vänta kvar får hen höra: "Bli uppringd när det är din tur".

Det är professionellt. Det är bra service.

telekompaniet-mobil-vaxel-talsvar.png

Det här är inte allt som smarta grupper klarar av.

Andra funktioner inkluderar det klassiska menyvalet och att du enligt förutbestämda scheman styr samtalen till olika avdelningar. Med scheman ställer du även in när det är öppet, stängt eller julledigt.

Oavsett hur du jobbar så tillåter smarta grupper dig att strategiskt dirigera och hantera inkommande samtal för hur det passar dig bäst, samtidigt som du håller en konsekvent hög servicenivå.

#2 Administrationsportal

Till vilken nytta är nya funktioner om du inte förstår dem eller enkelt får reda på hur du kommer åt dem?

”Vänta nu, slog jag rätt eller är det här fel kod”, känns det bekant?

Säg hej då till de dagar då du behövde knappa in en lång sekvens i exakt rätt ordning för att ändra dina inställningar.

Ett modernt telefonsystem tillåter dig ändra inställningar via ett lättskött webbgränssnitt.

telekompaniet-mobil-vaxel-portal.png

Med ett webbgränssnitt kan du hålla reda på enkla funktioner utan krångliga koder. Ändra välkomstmeddelande, se samtalsstatistik och hantering av aktiva samtal samt logga in och ur kollegor i grupper.

Den största fördelen med ett webbgränssnitt är att avancerade uppgifter är tillgängliga för personer som inte gillar teknik eller tycker det är mest i vägen.

Allt är lika enkelt som att surfa runt på webben. Tryck på en knapp. Dra i ett reglage. Klart.

#3 Unified communications i mobilappen

Samarbete är en kritisk nyckel till produktivitet. Med sociala medier läser vi varje dag av folks närvaro genom att förlita oss på en liten färgikon som ändrar färg från grönt till gult till rött.

I sammanhanget telefoni visar vi för kollegor om vi är tillgängliga, upptagna eller har gått hem för dagen.

I takt med att telefoni- och IT blir mer integrerade, förenklar tekniken samarbete genom videokonferenser, fildelning, chatt, kalender och andra tjänster. Unified communications är utformad för att konsolidera allt detta och mer till ett enda gränssnitt.

Via Telekompaniets Mobil Växel app (eller webbgränssnitt) kan alla inom företaget se vem som är tillgänglig, sitter i samtal eller möte. Så enkelt som det låter, men att ge anställda mer inblick i tillgängligheten till kollegor ökar produktiviteten.

telekompaniet-mobil-vaxel-kollegor.png

En annan vinst med en modern telefonväxel är att det ger en avsevärt bättre kundservice när en kund ringer till ditt direktnummer och får höra att du är tillbaka från ditt möte 13:00 med valet att lämna ett meddelande.

Det tar mig vidare till profiler.

I mobilappen och webbgränssnittet kan du enkelt ändra din profil från tillgänglig till möte. Och om du är med i växelgruppen kan du ställa in så att du blir urkopplad när du har mötesprofilen. När mötet är över skiftar det automatiskt tillbaka till att du är tillgänglig och du blir inkopplad igen.

Det här är bara ett enkelt exempel av många tillgängliga funktioner.

Jag är säker på att kombinationen av hur du jobbar och din fantasi ger dig bra idéer för hur det här kan hjälpa ditt företag att bli bättre.

Det bästa av allt är att inställningarna visualiseras snyggt och du kan justera dina inställningar genom att klicka och dra. Och det är lika sant för alla funktioner i appen – allt är självförklarande.

#4 Konferenssamtal

Ordet konferenssamtal klingar dåligt hos många.

Med gamla traditionella telefonsystem var det struligt, svårt och dyrt. Det låg oftast en konferenstelefon i konferensrummet, men den användes sällan och när den skulle användas så funkade det inte.

Och eftersom vi är mer mobila än någonsin finns det väldigt lite värde i att ha en konferenstelefon i ett konferensrum som sällan nyttjas av mer än två personer samtidigt.

Därför är en uppskattad funktion med vår mobil växel att alla i företaget får en egen konferens. Det bästa av allt är att du kan ringa in från din mobil, fasta telefon eller softphone.

Det är bra att ha alternativ. Därför att tjänster som Skype räcker inte alltid till. Det är inte varje gång du sitter bakom en dator och ibland vill du inte tvinga dina kunder att ladda ner en mjukvara på sin dator.

Värt att nämna.

Konferens är en tilläggsfunktion som ingår gratis.

Som i noll. Zero. Nada dineros.

telekompaniet-mobil-min-konferens.png

Så här enkelt funkar det:

Alla på företaget får samma konferensnummer, men egna rum med hjälp av en unik pinkod.

I appen eller webbgränssnittet ser du min ”min konferens” och med ett knapptryck kan du välja att bjuda in folk via SMS, mejl eller kalender. Då skapas att meddelande med konferensnumret och din pinkod.

Det har aldrig varit enklare att hålla konferenssamtal och antal deltagare är helt obegränsat – så varsågod – bjud in släkten.

#5 Automatisk inspelning av samtal

Det kan finnas många skäl till att spela in samtal. Du kanske jobbar med känslig information eller vill använda det som ett verktyg för att bli bättre, och ibland behöver du bevisa vad som är sagt.

Får man spela in samtal utan att berätta det?

Lagen säger att så länge någon part i samtalet är medveten om det så är det OK. Om du har inspelning på växelnumret tycker vi du ska ha ett meddelande som berättar det. Samtal person till person är en annan sak och det avgör du bäst själv.

Med en enkel sökfunktion kan du söka bland samtliga inspelningar via administrationsportalen. Filtrera på datumintervall, om det är inkommande eller utgående samtal och från vem samtalet gjordes eller vem som tog emot det. Och du slipper tänka på lagringen. Allt lagras i molnet i 24 månader, och så länge som du vill på din FTP.

Inspelning sker per automatik och oavsett om du ringer från mobilen, fasta telefonen eller softphone i datorn. Om du inte vill spela in alla samtal per automatik kan du välja att det sker vissa tider på dygnet eller när du har valt en specifik profil, och det är enkelt att ändra.

Sammanfattning

Att kommunicera ska vara enkelt och att använda ditt telefonsystem ska vara ännu enklare. När teknik blir onödigt krångligt använder färre den och du går miste om fördelarna.

Vi har gått igenom fem uppskattade funktioner som är en del av Telekompaniets Mobil Växel - en unified communications lösning för små och stora kunder. En tillförlitlig molnväxel med ett visuellt snyggt gränssnitt och lätthanterliga funktioner.

Det kommer aldrig kännas som det är ett jobb att behöva ändra något. Du kommer sällan att behöva göra det, och när du gör det kommer allting att vara en enkel och snabb förändring.

Vi vill att du ska spendera mer tid på att växa ditt företag, inte hålla på att strula med din telefonväxel.

Björn Ströberg

Björn Ströberg

Björn är Telekompaniets VD. Han har jobbat med telefoni sen 1987 och långsiktighet är hans ideologi. Kärlek och värme finns i allt han gör, och han älskar musik mer än partipolitik.