VOIP OCH IP, MOLN ELLER MOBILVÄXEL, VAD VÄLJA?

Efter att ha etablerat sig och fått ett starkt fäste under pandemin för att kommunicera med avlägsna arbetstagare, kunder och leverantörer, har nya och innovativa sätt för att utnyttja VoIP (Voice over Internet Protocol) för företag gett fler kostnadsfördelar och erbjuda nya smarta tjänster.

Kontorets och personalens fysiska placering är idag obetydlig att ta hänsyn till. Man kan sitta axel mot axel eller på var sin sida av jorden och ändå uppnå nedanstående resultat

Nedan presenteras de olika sätt man kan använda sin företagstelefoni. Utöver på terminaler nedan finns det förstås många fler. Porttelefoner, larmsystem, externa ringklockor och laddning av frankeringsmaskinen är bara några exempel. En annan orsak att molnet vunnit så stor mark är även IoT (internet of things) använder internet som bärare, samtidigt som vi vill övervara vår webkamera, musikanläggning, glödlampa eller vad än det må vara i samma mobil eller dator.

Operatörers olika namn på tekniken

VoIP, IP-växel, centrex, Mobil växel, molnväxel, fast växel är ett antal på förslag här. Utöver det finns otaliga produktnamn men de omnämner vi inte här. Egentligen är alla en och samma sak. En server i molnet som kopplar röstdatafiler från ena IP-numret till ett annat.

Telekompaniet använder till 90% "mobil växel" som namn, då det är vad gemene man googlar efter.

Rätt beskrivet är Telekompaniets molntjänst, de mest avancerade telefonifunktioner programmerade i ett stort kluster av servrar i molnet. Allt som kan kopplas till nätet med mikrofon och högtalare kan med säkerhet användas.

Merparten av anställda idag använder sin mobiltelefon som anknytning till företagets växel. Växelfunktionen finns här i molnet och administratören kan enkelt förändra ringmönster och rättigheter via inloggning i nätet. Användarna ringer och besvarar på helt vanligt sätt via sina mobiler. De ser status på sina kollegor i realtid via en app. Samma app används för att enkelt koppla samtal till kollega.

Delar som behövs för mobil växel: Molntjänst för huvudnummer med inställningar för ringmönster och mobilabonnemang 

Traditionella växelleverantörer försvinner nu i rask takt, så alternativet idag är att de som bara har behov av fasta telefoner använder internet och VoIP som bärare av telefonin. Växelfunktionen för företaget finns i vårt (alla?) operatörers moln. Man kan här dra nytta av flera fördelar:

Användarna jobbar vidare med fasta apparater, på vanligt sätt, Administratören kan enkelt förändra ringmönster via inloggning i nätet. Ekonomichefen behöver inte betala personalen mobila abonnemang och samtalen debiteras löpande till avsevärt lägre kostnader idag. Alla integrationer med CRM, IoT, osv, som effektiviserar arbetes och förbättrar kundupplevelsen utvecklas här. 

Delar som behövs för IP-växeln: Molntjänst för huvudnummer med inställningar för ringmönster och fasta telefoner

Alla företag har ju personal som är uppdelad i olika tjänster. I vissa företag är merparten av personalen inte i behov av någon växeltjänst. (tänk ett byggföretag med 30 montörer och 5 kontorsanställda) Där all inkommande kommunikation till företaget, inringande samtal, mail, chatt från hemsidan med mera, besvaras från kanske de 3 mest kunniga inom firmans tjänster och administration. Företaget eller "svarsstället" som vi i detta fall skulle kunna kalla det, behöver tillhandahålla 3 datorer med en mjukvara för att enkelt behandla inkommande kontakter och ett headset. Inget mer.

Delar som behövs för ContactCenter: Molntjänst för huvudnummer med inställningar för ringmönster en chatwidget till hemsidan och softphone med headset.

Mobila användare kan ha fördel av att i sin app kunna se kollegestatus och kunna koppla samtal sinsemellan samtidigt som någon helst vill jobba med headset direkt i datorn. Fasta telefoner har en viktig funktion att fylla hos företag som "platsbaserade" tjänster. På lagerkontoret, verkstaden eller i manuella charkdisken. Där jobbar kanske flera personer och det spelar ingen roll VEM som svarar och hjälper kunderna.

Delar som behövs för Molnväxeln: Molntjänst för huvudnummer med inställningar för ringmönster och mobilabonnemang, fast telefon och softphone med headset.

Utöver alla olika varianter ovan har Teams, Google hangouts, Zoom m.fl tagit ett järngrepp över vår kommunikation under 2020. De har använts företrädesvis för internt samarbete, och videomöten både internt och med externa kontakter. Teams har störst utbredning över världen och den ingår i allas vårt normala officepaket. Men det är ju en helt egen kontaktväg vid sidan och chat, mail och telefoni så vi har integrerat teams med telefonin så att vi kan ringa vem som helst, till och med mormors bakelittelefon, från Teams. Inkommande samtal från samma bakelittelefon kan besvaras i teams och kan vid behov kopplas om till kollega.

Delar som behövs för Teamstelefoni: Molntjänst för huvudnummer med inställningar för ringmönster, Officepaket, licens för teamsintegration, dator med headset.