Är telefonsvarare, mobilsvar och röstbrevlåda samma sak? Vi ska nu gå igenom hur dina kunder bemöts innan ni svarar i telefonen och hur de kan tas om hand om när du inte svarar.
Ett klassiskt mobilsvar säger kanske något i stil med:
-Tja, du har kommit till Jonathan som inte kan svara just nu, säg något efter pipet.
Det är sedan viktigt att jag lyssnar av meddelandet och återkommer inom rimlig tid. Kan det vara samma dag eller senast dagen efter?
Telekompaniets röstbrevlåda ger nästan lika bra service som om du själv svarat på samtalet.
- Jonathan är upptagen i möte, åter 15.00, tryck 9 för telefonist
Eller om du är upptagen i ett annat samtal:
-Jonathan är upptagen i ett annat samtal, tryck
2. För att dröja kvar
3. För att bli uppringd
9. För telefonist
Det här gör att de som ringer dig kan välja hur och när de vill få kontakt. Och det här med telefonist kan vara olika för alla på företaget. Kanske ett gruppnummer eller en kollega på samma avdelning.
Och vi har också möjligheten att trycka 1 för att lämna meddelande. Meddelandet skickas då som en ljudfil på din mail där inringarens telefonnummer och klockslag gör det enkelt för dig att ringa tillbaka och lyssna av. Men fler och fler känner att de andra alternativen ofta ger bättre service.
Svarsgrupp med extra allt. Vi kallar den helt enkelt för kö.
Du väljer enkelt vilka det ska ringa på och om det ska ringa på alla samtidigt eller en i taget. Eller kanske den som varit längst ledig? Du väljer även om det endast ska ringa på fast telefon/dator eller även på mobilen.
Om katastrofen skulle vara framme så att ingen kan svara på ex. 5 minuter så kan samtalet skickas vidare till jour eller extern telefonist.
Den som ringer er möts först av ett välkomstmeddelande. Därefter går det signaler eller spelas musik. Men jämna tidsintervaller läser vi upp vilken plats de har i kön och visar tacksamhet över att de väntar kvar. Detta meddelande kan läsas upp på svenska, danska norska, finska eller engelska. Du kan också aktivera ett extra ljudmeddelande som ex. ”du vet väl att du kan finna svar på de vanligaste frågorna direkt på vår hemsida www.telekompaniet.se, vill du prata med vår ekonomiavdelning, tryck 3”
Ringer samtalen ut på mobiler så kan vi lägga till fyra siffror i slutet av telefonnumret så att de vet vart samtalet kommer ifrån.
Med tillvalet on-hook waiting så ges inringaren möjligheten att trycka 1 för att slippa vänta och istället bli uppringda när det är deras tur.